プロジェクト管理ツール Backlogに変更した。その①

プロジェクト管理ツール選びは中々難しい。自身もエクセル・スプレッドシート・RedmineからGitLab 等いろいろ使ってきた。ここ半年前まではPivotalTrackerを利用していたが現在はBacklogに落ち着いている。

backlog.com

私自身は1つのプロジェクトをマネージメントするというよりは複数のプロジェクトの稼働状況、更には各々の担当者の動きを見るという目的が大きい。ムダ・ムリ・ムラをチェックする。

また、顧客からの問い合わせや要望等の管理や消化状況等を見える化し、ヌケモレダブリ等をチェックする。

この様な主目的でツールを選択してきたがBacklogに変更してのメリットを書いてみる。

インターフェイスが日本語

当たり前のようだが意外と大事である。残念ながら英語に精通したメンバーだけではないのでやはり日本語インターフェイスは大事である。お客様や新人とプロジェクト管理を共有する場合は特に大事だ。教えるというコストが大幅に削減できる。

ガントチャートが良い感じ

有料版にはなるがガントチャートが良い感じだ。ガントチャートというとウォーターフォール型のイメージになるが、一見したときの締切までの期間やタスク量といった見た目での直感的な判断が可能になる。またお客様と共有する場合もいちいちガントチャート用のシート作成の手間等がなくなる。またプロジェクト単位の表示と別に担当者別のプロジェクトを跨いだ表示も可能である。弊社の場合、一人の担当者が複数プロジェクトを担当することが大半なのでこの表示は非常に助かる。各担当者の仕事量が一目瞭然だ。

バーンダウンチャートが素晴らしい

ガントチャートも見た目に良い感じだが、更に締切（マイルストーン）までを可視化するにはバーンダウンチャートがとても素晴らしい。各プロジェクト毎にこのチャートをチェックしていき、プロジェクトの進捗状況を一見して判断できる。また大量にタスクをこなして頑張ると、褒めてくれる（笑）チャート上に誰々がよく頑張ったと表示される。

ただ私のような立場の人間の管理項目としてはプロジェクト一覧画面等があってこのチャート一覧が閲覧できるようなダッシュボードがあればよいのだが。

マイルストーンとバージョン

弊社はバージョンは使わずマイルストーンを利用している。必ずタスクにはどこかのマイルストーンに紐付いている事をルール化している。またマイルストーンには開始日と終了日を必ず設定し、それによりバーンダウンチャートを利用可能にしている。

週間レポート

デフォルトのままだとタスク状態が変更の度にメールが送信されるので大量のメールを受信してしまう可能性があるが、私は管理者という立場場そのメールの受信状況でアナログ的だが稼働状況を感じている。メールが多いと動きが多いなと感じ、少ないときは何か問題があるのか手待ちなのかを判断している。

また週一回各プロジェクトの週間レポートのメールが送信されてくるのでこちらをチェックして稼働状況を確認している。

プラグインがある

Redmine等はプラグインが豊富だがBacklogにも少しはある。その中でも弊社が使用しているのは Time Analytics だ。これは、タスクの稼働実績を計測してくれるツールである。タスクを選択し、開始を押すと計測が始まり終了を押すと計測がストップするというストップウォッチみたいなものである。これにより稼働実績の正確性を担保し今後のプロジェクト管理に役立てる狙いである。また、リアルタイムに稼働状況がわかるので誰が今どんなタスクを処理しているのかが一目瞭然である。

TimeAnalytics

time-analytics.com

最終集計はFileMaker

日々の管理を月次で取りまとめている。その際にBacklogからCSVをエクスポートして月次集計を行いプロジェクト毎の収支や担当者の稼働状況をFileMakerで集計している。APIを使えばもっと楽に出来るのかも知れないが取りあえずはこれで間に合っている。